Definiowanie wieloetapowych procesów

Definiowalny przez użytkownika obieg dokumentów umożliwia odwzorowanie w systemie PolkaSQL wieloetapowych procesów realizowanych w firmie. Tworząc obieg dokumentów, firma może dostosować cykl obsługi kontrahenta do swojej specyfiki.

Definiując każdy etap procedury obiegu dokumentów:

• Określamy dokument, który ma być wykonany

• Przydzielamy pracownika odpowiedzialnego za jego wykonanie

• Określamy stopień automatyzacji etapu

Można tworzyć wiele scenariuszy obsługi jednego procesu. Stan realizacji poszczególnych zadań widoczny jest w raportach, a dodatkowo może być uwidaczniany za pomocą innych wyróżników (krojów czcionek lub kolorów). Ułatwia to panowanie nad wykonaniem poszczególnych zadań i efektywne planowanie działań.

Zaawansowane metody kreowania polityki handlowej

W zakresie tworzenia polityki cenowej system umożliwia realizację praktycznie każdej filozofii współpracy z klientami. Dostępne są rozbudowane metody przydzielania upustów na poszczególne towary, grupy towarów, dla grup klientów, tworzenie dowolnej liczby cenników złotówkowych i walutowych, przydzielanie cenników poszczególnym klientom czy grupom klientów. Wymagającym użytkownikom program udostępnia tworzenie własnych procedur budowania cenników. Każdemu klientowi możemy przypisać limit kredytowy oraz domyślny termin płatności. Można określić sposób, w jaki program ma reagować na aktualny stan zadłużeń klienta.

Baza kontrahentów

Wygodny interfejs do zakładania, modyfikacji i wyszukiwania kontrahentów. Przydzielanie kontrahentów do grup. Dla każdej grupy możemy przyporządkować dowolną ilość podgrup.

Wbudowany podział kontrahentów na dostawców, odbiorców oraz B2B, B2C, Hurtowników i Detalistów.

Możliwość podziału klientów na płatników i odbiorców oraz powiązanie płatnika z grupa odbiorców. Wygodne wystawianie dokumentów z automatycznym wyborem przez system płatnik/odbiorca. Zestawienia dokumentów sprzedaży z uwzględnieniem płatników lub odbiorców.

Możliwość zdefiniowania dowolnej ilości kolumn w bazie danych kontrahentów, typów danych jakie będą w nich przechowywane oraz wymagalności uzupełniania/wpisywania.

Mechanizm umożliwiający znakowanie kontrahentów przez nadanie im własności.

Elastyczne procedury obsługi zamówień

Tworząc zamówienia, program korzysta ze zdefiniowanych warunków handlowych wybranego klienta. Towary istniejące w magazynie mogą zostać automatycznie zarezerwowane. Jeżeli brakuje części lub całości towarów do zrealizowania zamówienia, program automatycznie tworzy zapotrzebowanie do dostawcy. Dostępne są raporty stanu realizacji zamówień. Dane z raportów mogą być użyte do automatycznego tworzenia kolejnych dokumentów, np. zapotrzebowań, zamówień, dokumentów sprzedaży.

Obsługa i rozliczanie przedstawicieli handlowych

Klienci mogą być przydzielani poszczególnym przedstawicielom handlowym. PolkaSQL rejestruje sprzedaż z automatycznym wyliczeniem prowizji handlowca. Dostępny jest raport rozliczający sprzedaż handlowców według różnych reguł premiowania, terminów zapłaty czy opóźnień płatności. Raport nalicza prowizje za wybrany okres i według faktycznych wpłat.

Wsparcie dla współpracy z sieciami handlowymi (hipermarketami)

PolkaSQL udostępnia użytkownikom zestaw funkcji wspomagających obsługę specyficznego rodzaju odbiorcy, jakim są duże sieci handlowe.

• Można rejestrować wiele adresów dostaw

• Można drukować dokumenty, używając specyficznej dla kontrahenta symboliki towarów

• Można wymieniać dokumenty zamówień i faktury za pomocą formatów EDI.

Zarządzanie obrotem opakowaniami

Obrót opakowaniami zwrotnymi odbywa się za pomocą osobnej grupy dokumentów. Można wydzielić specjalne magazyny dla opakowań. Można rozliczać finansowo obrót opakowaniami. Można wystawiać faktury ze zwrotem opakowań. Można umieszczać na fakturach zestawienie ilościowo-wartościowe dokonanego obrotu opakowaniami (wydania minus zwroty). Dostępne są raporty o stanie obrotu opakowaniami z poszczególnymi klientami.

 Utylizacja -  gospodarka odpadami

Zgodnie z obowiązującymi przepisami producenci i importerzy sprzętu elektronicznego i elektrycznego powinni na fakturach sprzedaży informować odbiorców o wysokości kosztów gospodarowania odpadami. PolkaSQL daje możliwość powiązania ze sobą dwóch towarów w taki sposób, że zafakturowanie towaru automatycznie dołączy odpowiednią pozycję utylizacyjną.

Zamienniki towarów

Funkcja ta umożliwia określenie relacji pomiędzy pozycjami asortymentowymi. Każdemu towarowi możemy przyporządkować grupę towarów uważanych za jego zamienniki. W trakcie sprzedaży użytkownik ma stały dostęp do informacji o zamiennikach. W przypadku braku danego towaru program wygodnie podpowie dostępne w magazynie zamienniki.

Sprzedaż ze zwrotem VAT

PolkaSQL obsługuje sprzedaż ze zwrotem VAT dla podróżnych oraz drukowanie dokumentów takiej sprzedaży na specjalnych formularzach podanych w rozporządzeniu Ministra Finansów poz. 796, Dziennik Ustaw nr 71 z dnia 27 sierpnia 1999 roku.

Niektóre cechy modułu sprzedaży systemu ERP PolkaSQL:

• Definiowalny obieg dokumentów

• Zaawansowane metody kreowania polityki handlowej

• Weryfikacja zadłużenia klienta w trakcie wystawiania dokumentów

• Pełna informacja o stanie realizacji zamówień

• Sprzedaż w dowolnej walucie

• Obsługa eksportu i sprzedaży ze zwrotem VAT

• Wsparcie dla sprzedaży do hipermarketów

• Dostosowanie informacji na dokumentach sprzedaży do indywidualnych potrzeb klienta

• Faktury zaliczkowe (wystawianie faktur do zaliczek, przedpłat)

• Wygodny mechanizm realizacji zwrotów

• Zarządzanie obrotem opakowaniami